Guide documentaire · Expertise IRS
GED, SAE, GEC :
les vrais rôles de chaque système.
Ces acronymes sont souvent confondus parfois volontairement. Pourtant, les confondre dans vos décisions d'investissement peut coûter très cher.
Diagnostic gratuit de vos besoinsLes définitions
Deux outils, deux missions distinctes.
Gestion Électronique des Documents
La GED gère les documents vivants en cours de création, de modification, de validation. Elle centralise, organise, classe et permet la collaboration en temps réel sur des fichiers actifs.
- → Documents modifiables et versionnés
- → Workflows de validation et circuits de signature
- → Recherche plein texte et indexation
- → Droits d'accès par profil
- → Collaboration multi-utilisateurs
Analogie : c'est votre bureau de travail numérique les documents y vivent et évoluent au quotidien.
Système d'Archivage Électronique
Le SAE conserve les documents figés et probants clos, immuables, à valeur légale. Il garantit l'intégrité, l'authenticité et l'accessibilité sur des durées légales souvent longues.
- → Documents figés, non modifiables
- → Intégrité cryptographique (hash, empreinte)
- → Horodatage certifié
- → Gestion des durées de conservation légales
- → Destruction certifiée et traçable
Analogie : c'est votre coffre-fort numérique les documents y sont scellés et ne bougent plus.
Comparatif
GED ou SAE synthèse.
| Critère | GED | SAE |
|---|---|---|
| Vocation | Documents actifs, en cours | Documents clos, probants |
| Modifiabilité | Documents modifiables | Documents immuables |
| Versionnage | Multiples versions conservées | Version finale unique |
| Valeur légale | Limitée outil de travail | Forte valeur probante |
| Durée de conservation | Tant qu'actif | Durées légales définies |
| Destruction | À la discrétion de l'utilisateur | Certifiée, traçable, légale |
| Intégrité | Non garantie cryptographiquement | Garantie par hash et signature |
| Exemples | Contrats en cours, rapports en rédaction | Contrats signés, factures, actes |
Le troisième élément
La GEC :
là où tout commence.
La Gestion Électronique du Courrier (GEC) est souvent le premier outil documentaire à déployer. Elle capture le flux entrant et sortant, structure la distribution et crée la traçabilité dès la réception.
Dans une architecture documentaire complète : la GEC reçoit et enregistre, la GED traite et produit, le SAE conserve et certifie.
Architecture documentaire intégrée
-
1GEC Réception, enregistrement et distribution du courrier entrant et sortant
-
2GED Traitement, validation, production et collaboration sur les documents actifs
-
3SAE Archivage certifié des documents clos à valeur légale ou probante
Votre situation
De quoi avez-vous besoin ?
Vous avez besoin de la GED si…
- ✓ Vos équipes travaillent sur des documents partagés
- ✓ Vous devez gérer des flux de validation
- ✓ Vous perdez du temps à chercher des fichiers
- ✓ Vous avez besoin de contrôle d'accès par département
Vous avez besoin du SAE si…
- ✓ Vous conservez des contrats, actes ou factures
- ✓ Vous êtes soumis à des contrôles ou audits
- ✓ Vous avez des obligations légales de conservation
- ✓ Vous avez besoin de preuves juridiques opposables
Vous avez besoin des deux si…
- ✓ Vous êtes une institution financière ou publique
- ✓ Vous gérez un volume documentaire important
- ✓ Vous produisez ET archivez des documents probants
- ✓ Vous répondez à des appels d'offres (dossiers de candidature)
Questions fréquentes sur la GED et le SAE
Les questions que nous posent le plus souvent les DSI et les Directions Générales.
-
Non, même si certains outils proposent des modules d'archivage. Une GED est conçue pour des documents vivants elle n'offre pas les garanties d'intégrité, d'horodatage certifié et d'immuabilité requises pour la valeur probante. Mélanger les deux crée des risques juridiques.
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